POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. (PTI)

OBJETIVO

Establecer el contenido de todas las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal que son la naturaleza del desarrollo en el objeto social de la empresa Comunicación Tech y Transporte S.A.. –COTECH-, identificada con N.I.T. 800.233.968-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C, con dirección Av. Cll. 9ª # 50-15 Piso 2 Bloque A, correo cotech@habeasdata.info y teléfono 4202020, en progreso de sus actividades comerciales, atendiendo la normatividad vigente frente a la protección de los datos personales.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Bajo las definiciones contenidas en el artículo 3 de la ley 1581 las definiciones que se tratan en esta política son exactamente las siguientes:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ALCANCE

La Política de Tratamiento de la Información, contenida en este documento, regula a todos los procesos organizacionales que COTECH tenga en el desarrollo de su objeto social, y que involucren el tratamiento de datos de carácter personal de sus clientes, o cualquier persona que autorice el manejo y custodia de sus datos.

Esta política es de carácter obligatorio para todos los niveles operativos de COTECH, sus trabajadores y cualquier persona que tenga acceso a los datos personales sobre los que COTECH, tenga alguna responsabilidad legal.

Las políticas contenidas en estas disposiciones fueron elaboradas bajo el tenor de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.”

Principios para el Tratamiento de datos personales

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos obedece a razones propias de la actividad, de control administrativo, contable y financiero de las acciones realizadas por COTECH;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se hará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas autorizadas;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 y en los términos de la misma.

Finalidades o propósitos de la recolección de datos

COTECH empleará los datos personales que captura en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades:

Manejo interno para registro de los clientes, o clientes potenciales en los distintos servicios ofertados por la empresa.
El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico en gestión de cobranza.
El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, y distribuidores de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad.
Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos pero exclusivamente con fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social siempre que medie autorización del titular.
Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa. La información del personal se usará de igual manera para: control de horario, formación de personal, gestión de nomina y personal..
Gestión estadística interna.
Atención al cliente mediante sistema de PQR.
Dentro de la gestión administrativa, contable y fiscal de la compañía, se usará la información con el fin de hacer: gestión de clientes y proveedores, y gestión de cartera y facturación.
Prestación de servicios de comunicaciones y telecomunicaciones.
Utilización de los datos para gestión y control de centros de seguridad.
Seguimiento y cumplimiento de servicios asignados.

Derechos de los titulares de datos

Los titulares de los datos personales contenidos en los archivos que reposen en los sistemas de información tanto virtuales como físicos de COTECH, tienen los siguientes derechos respecto del manejo de su información:

Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
1. Para Conductores: A través de la aceptación en la aplicación Taxis Libres Conductor al ingresar por primera vez debe aceptar los Términos y Condiciones y la Política de Tratamiento de datos, esta aceptación queda almacenada en base de datos con la fecha de la aceptación.
2. Para los Propietarios: Al vincular su vehículo en el contrato de vinculación incluye la aceptación de la política de tratamiento de datos (En el momento no se está haciendo)
3. Para los Empleados: Firman un otro si a su contrato.
4. Para los proveedores que de alguna forma tengan acceso a los datos recolectados por la empresa: Firman acuerdo de confidencialidad donde se incluye la política de tratamiento de datos (En el momento no se está haciendo)
Presentar consultas relacionadas con el tratamiento y contenido de sus datos ante COTECH
1. Para Conductores: En las oficinas de la compañía en servicio al cliente o en el área operativa.
2. Para propietarios: En las oficinas de la compañía en servicio al cliente o en el área operativa
3. Para los empleados: En el área de Recursos Humanos
4. Para los Proveedores: En tesorería de la compañía o al 4202020
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
1. Para Conductores: En las oficinas de la compañía en servicio al cliente o en el área operativa.
2. Para propietarios: En las oficinas de la compañía en servicio al cliente o en el área operativa
3. Para los empleados: En el área de Recursos Humanos de la compañía.
4. Para los Proveedores: En tesorería de la compañía o al 4202020
Solicitar prueba de la autorización otorgada a COTECH, para el tratamiento de sus datos.
Obtener de COTECH, la información relacionada con el manejo de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso. Para estos efectos el titular podrá autorizar mediante poder perfectamente conferido a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
Solicitar la exclusión de su información personal de registros o bases de datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que haya un derecho contractual de por medio, o que previamente dicha información haya salido de las manos de COTECH, bajo las condiciones contractuales, administrativas o judiciales requeridas.
Acceder gratuitamente a sus datos que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de COTECH

En desarrollo de esta política sobre el manejo de información COTECH, asume los siguientes deberes:

Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos.
Conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente.
Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta establecidos en la normatividad colombiana.
Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia, a menos que sean requeridos por una autoridad administrativa o judicial.
Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
Aplicar esta política sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
Regular en los contratos con terceros el acceso a los ficheros que contengan datos de carácter personal.
Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se requiere esa información.

Cesión o comunicación de datos personales

Queda prohibida la transferencia de datos personales sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del respectivo dato, salvo las excepciones de ley. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de COTECH, y contar con la autorización del propietario de los datos. El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de empleados de COTECH, será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, en los términos del Reglamento Interno de Trabajo. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

Procedimientos de acceso, consulta, rectificación y actualización de la información

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos:

DERECHO DE ACCESO: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de COTECH, usted podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de una solicitud verbal o escrita en cualquiera de nuestras oficinas.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante COTECH, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. Los derechos de rectificación, actualización, supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:
  1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.
  3. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través del medio habilitado por COTECH y contener, como mínimo, la siguiente información:
  1. El nombre y domicilio del titular y/o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Área responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos

El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es la oficina ubicada en la Av Calle 9 # 50 – 15 Piso 2 Bloque A, el correo electrónico cotech@habeasdata.info.

Restricciones en el uso de esta política de tratamiento de datos

Esta política de protección de datos personales es para uso exclusivo de COTECH por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de seguridad y en atención al respeto de la propiedad intelectual, como creación amparada por la legislación nacional e internacional.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de datos

Esta política de protección de datos personales entra a regir a partir del 23 de marzo de 2014.